Ergebnisrechnung

2.1 Behandlung und Buchung von Mietnebenkosten-Vorauszahlungen

In der Praxis treten die Kommunen auch häufiger als Vermieter von Wohnraum auf. In diesen Zusammenhang erhält sie monatlich neben dem Mietzins auch eine Vorauszahlung auf die später fällig werdenden Betriebskosten. Vor dem Hintergrund einer möglichst einheitlichen Handhabung im Lande, stellt sich hier die Frage, wie die Zahlungen im doppischen Rechnungswesen gebucht werden sollten und welche Konten - sowohl unterjährig als auch im Rahmen des Jahresabschlusses - hierbei anzusprechen wären? Gibt es Möglichkeiten der Vereinfachung, wie z. B. ausschließliche Abwicklung über die Ergebnisrechnung?

Wenn die Mietnebenkosten eine Vorauszahlung darstellen, d. h. die Leistung erst mit der erfolgten Nebenkostenabrechnung abgerechnet wird, gilt die Leistung erst als erbracht, wenn die Bereitstellung, Lieferung und Abrechnung von Wärme, Wasser etc. erfolgt und abgerechnet ist. Die Vorauszahlung des Mieters stellt bis zur Abrechnung eine Verbindlichkeit der Kommune dar.

Zwei grundsätzliche Fälle der Abrechnung sind zu unterscheiden:

1. Abrechnung des Versorgers vor dem Jahresabschluss der Kommune

2. Abrechnung des Versorgers nach dem Jahresabschluss der Kommune

1. Fall: Betriebsnebenkostenabrechnung des Versorgers vor dem Jahresabschluss der Kommune:

Vorauszahlung Mietnebenkosten 100 €:

Liquide Mittel (18) 100 €

 an Verbindlichk. aus Leistungen = Anzahlungen (351) 100 €

Anmerkung: Ein separates Konto für Anzahlungen ist lt. Kontenrahmen für S-H nicht erforderlich.

Liegt bis zum Jahresabschluss der Kommune die Betriebskostenabrechnung des Versorgers vor; können drei Fälle unterscheiden werden:

Fall a): Betriebskosten 100 € = Vorauszahlung 100 €

 Verbindlichkeiten aus Leistungen (351) 100 €

an Mieterträge (441) 100 € 

Fall b): Betriebskosten 150 € > Vorauszahlung 100 €

 Verbindlichkeiten aus Leistungen (351) 100 €

an Mieterträge (441) 150 € 

 Privatrechtliche Forderungen (171) 50 €

 

Fall c): Betriebskosten 50 € < Vorauszahlung 100 €

Verbindlichkeiten aus Leistungen (351) 100 €

an Mieterträge (441) 50 €

 

 an Verbindlichkeiten aus Leistungen(351) 50 €

2. Fall: Häufig erfolgt die Betriebsnebenkostenabrechnung des Versorgers erst nach dem Jahresabschluss der Kommune im folgenden Haushaltsjahr:

Vorauszahlung Mietnebenkosten 100 €:

 Liquide Mittel (18) 100 €

an Verbindlichk. aus Leistungen = Anzahlungen (351) 100 € 

Anmerkung: Ein separates Konto für Anzahlungen ist lt. Kontenrahmen für S-H nicht erforderlich.

Exkurs: Buchung Bewirtschaftungsaufwand beim Vermieter (Kommune)

Liegt zum 31.12. des Leistungsjahres noch keine Nebenkostenabrechung des Versorgers vor, so kann anhand der verbrauchten Mengen x Preis je Laufzeit ein hochgerechneter Bewirtschaftungsaufwand berechnet und verbucht werden.

Liegt der so berechnete Bewirtschaftungsaufwand über der Summe der Vorauszahlungen der Kommune, so ist im Jahresabschluss eine Rückstellung in Höhe der Differenz zu buchen.

Nach § 24 GemHVO Doppik sind Rückstellungen für bestimmte Sachverhalte zu bilden. Darüber hinaus dürfen bis zum 31.12.2013 sonstige Rückstellungen nur dann gebildet werden, wenn sie durch Gesetz oder Verordnung (z.B. HGB) zugelassen sind. Aufwandsrückstellungen fallen nicht unter die aufgeführten Sachgebiete der GemHVO, daher gilt die „Kann-Regelung“. In Verbindung mit § 249 Abs. 2 HGB dürfen Rückstellungen für Aufwendungen gebildet werden, die am Abschlussstichtag wahrscheinlich oder sicher sind, aber hinsichtlich ihrer Höhe oder des Zeitpunktes ihres Eintritts unbestimmt sind.

In diesem Fall wäre im Jahresabschluss z. B. 50 € zu buchen:

 Zuführung sonst. and. Rückst. (5497) 50 €

an Sonst. and. Rückst. (289) 50 € 

und im Folgejahr mit der endgültigen Nebenkostenabrechnung auszubuchen.

Mit Änderung der GemHVO-Doppik vom 02.12.2014 wurde die Möglichkeit, sonstige Rückstellungen zu bilden, mit Wirkung ab dem Jahresabschluss 2014 auf solche Unternehmen und Einrichtungen beschränkt, die der Körperschaftssteuerpflicht unterliegen. Gleichzeitig wurde aber mit der „Rückstellung für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ ein weiterer Sachverhalt ergänzt, für den Rückstellungen zu bilden sind (§ 24 S. 1 Nr. 10 GemHVO-Doppik). Sofern im Haushaltsjahr Lieferungen und Leistungen empfangen werden, für die keine Rechnung vorliegt und der Rechnungsbetrag nicht bekannt ist, sind in Höhe des erwarteten Rechnungsbetrags Rückstellungen zu bilden. Im beschriebenen Sachverhalt hat die Kommune eine Lieferung, aber noch keine (Ab-)Rechnung erhalten. Aus diesem Grund entsteht aus der Neuregelung zum 01.01.2014 eine Verpflichtung zur Bildung einer Rückstellung in Höhe der zu erwartenden Nachzahlung:

Zuführung an Rückstellung für Verb. aus LuL (5490) 50 € 

an Rückstellung für Verb. aus LuL. (285) 50 €

Liegt der im Exkurs berechnete Bewirtschaftungsaufwand p. a. unter den Vorauszahlungen des Mieters p. a. (Voraussetzung: vertragliche Verbrauchabrechnung im Folgejahr), so kann die Höhe des berechneten Betriebsaufwands als Mietertrag (Kto. 441) und die Differenz als Passive Rechnungsabgrenzung (Kto. 39, § 49 Abs. 3 GemHVO; Einzahlung vor Abschlussstichtag, Ertrag nach diesem Tag, der Ertrag ist nicht mehr die Leistung des Versorgers im abgelaufenen Jahr, sondern die Leistung der Abrechnung nach dem Abschlussstichtag) eingebucht werden. In der Ergebnisrechnung des Jahresabschlusses steht nun dem gebuchten Bewirtschaftungsaufwand ein Ertrag in gleicher Höhe gegenüber.       

Verbindlichkeiten aus Leistungen (351) 100 €

an Mieterträge (441) 70 € 

 

 an Passive Rechnungsabgrenzung (39) 30 €

Nach dem Jahresabschluss wird im Folgejahr die Passive Rechnungsabgrenzung mit der endgültigen Nebenkostenrechnung des Versorgers aufgelöst:

Fall a): Betriebskosten 30 € = PRAP 30 €

PRAP s. o. (39) 30 €

an Mieterträge (441) 30 € 

Fall b): Betriebskosten 50 € > PRAP 30 €

PRAP s. o. (39) 30 €

an Mieterträge (441) 50 € 

 Privatrechtliche Forderungen (171) 20 €

 

Fall c): Betriebskosten 20 € < PRAP 30 €

PRAP s. o.(39) 30 €

 an Mieterträge (441) 20 €

 

 Verbindlichkeiten aus Leistungen(351) 10 €

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Erstellt am 04.11.2011